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电厂协同办公解决方案

一、背景介绍

    电厂是集生产和服务于一体的企业,日常工作不仅有行政管理还有业务管理,需要多方协作。为了全面提高电厂的管理水平,提升日常办公效率,规范生产制度,加强监管力度,电厂需要建立一套先进而实用的信息化管理平台,其中,成功地实施和应用协同办公系统是实现信息化管理的基础。

二、协同办公系统建设原则 1、实用性

    电厂建立协同办公系统的主要目的是利用先进的信息化管理手段,实现多方协同办公的自动化,提高办公效率和工作质量,因此把实用性作为建立协同办公系统的首要原则。需要根据电厂的业务需求特点,选择合适的技术和产品,系统能够快速地实施,最大限度地满足目前电厂办公和管理业务的需要,且系统容易被使用,尽量简化用户的使用操作。

2、经济性

    系统实施要具有经济性,与同等产品相比较,整个系统具有较高性价比,用户能够获得较高的投资效益,同时要考虑工程进入运维管理阶段系统改造的经济性。

3、成熟性

    电厂 协同办公系统是一个比较复杂的应用系统,为了降低系统的实施风险,确保系统实施的成功,需要选择市场上具有相同案例的协同办公技术和产品。

4、先进性

作为支撑电厂日常重要工作的信息系统,除了必须满足当前的应用要求外,协同办公系统需具有先进设计理念和设计技术,即采用当今先进的信息技术,体现当今先进的管理思想和管理流程,并能够适应未来管理的变革。

5、可扩展性

    协同办公系统的价值不仅仅在于其本身的应用,它是企业的基础信息资源之一,随着信息技术的发展和管理需求的变化,系统的应用功能需要不断扩展和完善,除此之外,它还应能够与其它应用系统无缝对接和共享信息,成为电厂管理信息链的一个有机组成部分。

三、协同办公系统功能模块

 

四、系统设计和技术要点 1、领导签字

    可以采取在系统中自动加载领导签名(手写体扫描件),当领导在系统中签发后,在文件的签名位置由系统自动加载;也可以在审批后打印纸质文件加盖领导签名印章。

2、代理授权

    在用户出差或请假前,用户设置可以在离开办公的时间段内,工作的代办人员,代办人员可以设置单人或多人,同时要委托的工作也可以按工作性质指派给多个代办人。并且可以预设留言,当有需要我来办理的工作时,系统会提醒此用户已出差,现在工作的代办人是谁,如有留言,可显示留言。上一节人员可以根据留言和代办人决定工作办理方式。

3、工作流

    工作流是业务导向和驱动的软件构架体系,它改变了传统信息系统从底层开始的开发模式,消除了信息系统开发滞后于业务发展,无法适应业务变更的缺点。它使在其基础上构建的信息系统成为更高级、能与业务协同发展的系统。

4、图形化的流程设计

    工作流设计工具使用图形化的方法,让开发者用最少的时间设计或修改企业工作流程,建模工具提供了相当丰富的流程逻辑表达方式,可以表示非常复杂的流程,和人员/组织机构/权限管理工具相结合,可方便准确地选择每个活动执行的参与者。
    下图为工作流的图示化流程图: 
 

5、图形化的流程监控

    办理过程跟踪和监控功能,使管理者实时掌握并监控事务的办理过程,并可以对下属进行“催办”和“督办”。 
 

6、机构管理

    负责组织机构、人员以及人员组织机构之间关联关系信息的维护。既支持现代矩阵式的组织机构。又支持工作组机构,满足现代企事业机构复杂、灵活的矩阵式组织模型的要求。

7、系统日志

1>系统日志详细记录了系统使用过程中所产生的文件流转记录和用户操作记录,提高系统的可维护性和可控性,保证办公系统使用、维护、监控的一体化管理。
2>流转日志:系统详细地记录了文件流转过程中所产生的信息,包括:办理节点、办理人员、发送时间、接收时间、完成时间、办理状态、办理意见等信息。
3>删除日志:系统对所有删除文件的操作都有严格的日志记录。
4>维护日志:系统能记录下管理员对人员调整、权限调整、流程调整的所有操作。

8、流程跟踪

    对自己办理过的已经完成的工作,还需要别人办理的工作,可实时跟踪查看到工作的在办理人员和现时办理过程及已办理人员的意见和建议。

9、流程监控

    经过授权可对系统内所关心的而又不需要自己办理的工作流进行实时监控,随时可以查看到工作的办理过程,办理的结果。

10、催办督办

    对自己已经发出的工作流程,根据流转节点上的响应状态(相应状态包含:办理过程中;未办理),可对其采取系统邮件和催办督办,影响其办理状态。

11、电子印章

    经过加密保护的电子格式的单位印章。国家在2004年出台了有关电子印章的使用法规,为电子印章的使用的提供了法律的保护。在系统中流转的文件,有许多需要加盖公章的,系统支持电子公章的使用,并对电子印章实施加密保护。

12、电子签名

    一种经过加密处理的手写痕迹的电子格式的签名。系统为了特殊的安全需要和大部分使用者的习惯,提供电子签名功能。在签名一栏中,使用者看到的还是习惯的书写签名痕迹。手写签名可以防止剪切和复制。

13、系统安全

    文件修改痕迹的保留。文件流转痕迹保留及发文本身的修改痕迹的保留。对发文管理、签报管理部分,起草的文件可以由更高权限的办理人员进行修改。修改过程和痕迹必须永久存档保留,以方便下属知道领导修改的重点要点和领会领导的意图及便于以后在档案的利用过程中重现每一个修改痕迹。

1>保证用户在系统及文档修改过程中身份标注的安全性,防止用户以他人名义进行修改文档。
2>支持机密文件经过特殊加密后进行文档传输。
3>在协同办公系统运行过程中,有效地防止用户进行非法保存及打印文件信息。
4>客户端退出协同办公系统时,自动清除客户端上临时公文文件。
5>系统具备自动挂起功能。如果用户较长时间没有操作计

五、项目实施 1、系统规划

根据上图所示:
1>在电厂内部实施系统行政办公、公文流转等功能,实现协同办公;
2>电厂实现和归属集团实现公文的互联互通;

2、项目实施周期

    根据美络公司在其它同类项目的经验,项目实施周期大约为30个工作日,详细项目进度表由项目组绘制。

010-82275230/31/32/33

020-87600139/653

010-62123154\62145368

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