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一、档案管理工作和档案信息化建设现状

(一)传统手工方式管理档案程序繁琐、耗时耗力、效率低下

1.档案立卷装订工作程序复杂。崇文区财政局档案库房档案分类包括文书、会计、基建、科技、照片、实物、印章等13种,库存档案共计XX卷,其中文书档案XX卷,会计档案XX卷。档案手工立卷装订过程一般涵盖以下几方面内容:

一是要按照年度、科室、和保管期限对档案进行分类、整理、组卷;二是要编写卷内文件页号;三是要编制卷内目录;四是要拟写案卷案卷题名;五是要填写案卷封面;六是要填写案卷盒脊背;七是要装订案卷。

2.档案检索方法过于单一。一方面,在手工档案检索工具建立时,文书档案需要抄写“卷内目录”、“全引目录”、“案卷目录”,且会计、科技、基建、实物、照片、印章等档案还需要建立相应的档案目录。另一方面,在档案利用时仍然需要通过人工进行找寻。

3.档案归档时间过于集中。由于次年4、5月份仍然运行前一年度的公文,因此,实行次年度6月份前一次性完成前一年度的13类档案归档工作制度,由此出现了工作量大且案卷质量不能保证的情况。

4.档案服务方式较为封闭。普遍存在档案利用者只能上门查阅档案的局限性。

5.文件使用时效性差。当多个利用者需同时查阅一份文件时,只能依次逐人查阅,因此造成文件使用率低下,无法完全实现文件的共享,且每份文件在重复利用时,都要运行一次借阅登记手续,使档案查阅管理工作更加繁琐。

(二)OA办公自动化系统中嵌入“档案模块”的开发方式不适用档案信息化管理

在建立OA办公自动化系统之初设置了档案管理模块,档案工作管理操作只是其中一个模块而不是单独一个系统。由于整个办公自动化系统全部由OA软件公司制作, 加之OA软件公司编程人员不熟悉国家有关档案管理法规和10余种行业技术标准,因此造成“档案模块”普遍存在以下问题:

1.档案模块管理程序缺乏档案专业性。(1)电子档案归档不完整。转发文件归档后,调阅时只能看到转发通知而看不到被转发文件,并且只能从收文中找到相应文件,而不能形成完整的公文档案;(2)档案模块管理的内容缺乏系统性。原档案模块只设有电子文书档案库,未对会计、设备、基建、照片、多媒体等类别的档案目录进行设计和衔接,同时缺少对档案数据统计、移交、销毁等内容的管理,不能达到系统性管理的目的。(3)电子档案整理操作窗口过于简化。对同一类型的电子文件进行整理时,不能进行选择性或批量整理,只能一件一件进行归档,且操作窗口显示内容不全面,存在只显示标题,不显示日期和科室名称的问题,因而不方便对档案进行整理、排序、编号,在一定程度上影响了归档效率和质量。

2.借阅电子档案手续繁琐。原档案模块程序中,借阅每件电子文件都要经过“借阅人申请、借阅人科室负责人同意、办公室主任同意、局档案员登记借阅”等程序,借阅手续颇为繁琐,且查找电子档案窗口操作较为不便。

鉴于以上几点原因,“档案模块”已不符合档案信息化管理完整性、系统性、真实性、安全性以及操作方便快捷的要求。

3.现运行嵌入式档案管理模块亟需升级换代。

(三)区县财政局现行档案信息化管理主要情况

1.OA办公自动化系统没有运行,不具备使用档案信息化条件。

2.OA办公自动化系统没有运行,使用单机版档案管理软件实现档案目录的查询,阅读文件仍需到档案室进行查阅。

3.OA办公自动化系统已经运行,档案模块已嵌入OA办公自动化系统,但在使用过程中存在不适用等问题。

4.OA办公自动化系统已经运行,购置网络版档案专业管理软件,并结合本单位实际情况进行修改以达到较为理想的运行方式和效果。

三、崇文区财政局网络信息化建设和网络版档案专业管理软件使用情况

(一)网络信息化建设已具备档案信息化管理条件

2004年以来,崇文区财政局从机房改造、增加相应的监管防护措施,到进行网络优化和基础安全建设,现已初步建成现代化机房平台,并相继建设了财政内网和外网,两套网络之间实现了相互物理隔离。财政内网主要用于局内信息流转和办理财政业务等事宜,支持部门预算、国库集中支付、工资统一发放、预算执行、OA办公自动化、财务管理等业务系统的运行,同时,按照档案信息化建设关于基础设施购建的有关要求,现已具备了实现档案信息化管理的硬件条件。

(二)档案工作传统模式需要信息化管理的支持

在进行大量调研的过程中,崇文财政局发现档案信息化管理已成为档案工作发展的必然趋势,且目前档案专业管理软件的设计研发已趋于市场化和成熟化,经单位研究,购置了网络版档案专业管理软件。在局办公室、信息中心与OA办公自动化系统安装公司、档案管理软件公司研发人员的团结协作下, OA办公自动化系统公司与档案管理软件公司进行了接口技术衔接和软件的安装调试。

目前,OA办公自动化系统中2004-2005年电子文件XX余件已完整的转入档案系统,进行档案信息化管理。

1.档案工作量的增加需要档案信息化管理。近年来,随着财政体制改革如国库集中支付、政府采购、部门预算编制、绩效考评、政府收支分类改革及非经营性国有资产管理等工作的不断深入,以及财政和审计部门监督检查职能的进一步加强,公文数量明显增多,且档案查阅卷次、人次也随之增多,档案查找需求范围不仅包括13类档案而且还包含了大量业务书籍和资料,查档内容主要涉及上级财政和区级审计部门进行专项资金检查的需要;编写《崇文区“十一五”时期公共财政发展规划》的需要;调研报告撰写的需要;ISO质量管理体系认证等其他工作的需要。

2.OA办公自动化系统的有效运行,具备实行档案信息化管理的条件。按照北京市财政局信息化建设要求,崇文财政局于1997年开始试运行OA办公自动化网络系统。几年来,通过不断学习和充分借鉴局外先进研发及管理经验,崇文财政局办公自动化网络系统建设逐步得以完善升级,2004年公文办理运转基本实现了无纸化办公,信息管理、督办管理、会议管理、公告管理、政策法规宣传、电子邮件、电子公告等综合办公能力有了很大的提高,充分发挥了OA办公自动化系统的巨大功效。

(三)档案专业管理软件涵盖面全,符合有关档案法规的规定

由于OA办公自动化系统中嵌入“档案模块”的方法不适用档案信息化管理的需要。我们选定购置了网络版档案管理软件,以取代OA办公自动化系统原有的“档案模块”。

1.专业化网络档案管理软件完全符合国家档案管理有关法规、10余种行业技术标准,以及档案信息化管理关于完整性、系统性、真实性和安全性的要求,充分体现了档案信息化系统更加专业、档案分类管理更加齐全等特点,同时也提升了档案工作的服务手段、服务方式和服务内容。

2.档案管理系统涵盖档案12类,管理内容包括登记、修改、排序、统计、借阅、移交、销毁、备份、输出各类报表及历史案卷目录的衔接等。

(四)专业化档案管理软件的操作更加方便快捷

1.方便查询。能够实现多组条件进行检索的网络查询,因而推动了手工检索向计算机检索的全面过渡,从而大大提高了档案检索查询的效率。

2.录入方式简单适用,操作界面方便快捷。

3.改变传统工作模式,实现随时归档、即时查阅。各科室档案员对文档实现了从录入、整理、归档到装盒、编号、打印等归档过程的全部计算机操作,实现了文件随办随归的目标。

截至目前,2006年崇文财政局OA办公自动化系统运转的公文已实现随时进入档案管理系统进行归档管理,归档后即可查阅。

4.档案资源共享,方便查阅文件,利于档案保管。崇文财政局100多台电脑进行互连,全部实现局域网网内共享,进而改变了过去档案封闭式管理的方式,使利用者无需亲自到档案室查阅纸质档案,而是直接登陆档案查询系统便可查阅档案目录和相关的电子原文,档案查询方便、快捷,在很大程度上提高了工作效率。

(五)专业化档案管理软件可扩展性、可移植性和可自定义性极强,便于对其进行升级和维护

1.专业化档案管理软件不仅可以与现行的OA办公自动化系统进行衔接,也可以与逐步升级后的OA办公自动化系统进行衔接,还可以与其他业务系统进行衔接。

2.专业化档案管理软件可以实现电子档案的随时大容量硬盘备份。随着档案归档文件数量的增加,为了完全的保存档案资料,可以采取在服务器中增加大容量硬盘的方法,也可以采取随时增加硬盘数量的方法,以更好地满足开展财政工作对于档案安全存储的需要。

(六)专业化档案管理软件便于管理

1.数据统计。可按档案浏览人数、次数、卷数进行每日、每月、每年档案查询数量的统计。

2.表格打印。可按需要实现各种纸质档案目录和档案统计报表的自定义设计和打印。

3.权限分配。设置局领导、局内各科室人员、各科室兼职档案员、档案系统管理员四级档案权限,局领导和全局工作人员可通过各自赋予的权限登陆档案查询系统,查询相关档案信息。各科室兼职档案人员负责本科室OA办公自动化系统以外需要归档文件的网上录入、立卷、归档、登记及最终电子档案移交等工作。崇文财政局档案员即局档案管理系统管理员,负责各科室网上电子档案数据的鉴定、汇总、登记和造册等工作。

4.建立完整的档案数据库。经过不断调试和升级,档案管理系统目前已实现了档案管理信息化。

5.将以前年度各类档案电子目录全部嵌入档案管理软件,因而可按最终档案目录进行会计、基建、实物、照片等档案类别目录的查阅。

(七)购置专业化档案管理软件产品,节约了开发成本和经费

(八)使用专业化档案管理软件,不仅能够减轻档案管理人员的

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