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政府协同办公解决方案

一、行业背景

   政府机关由于审批工作较多,公文运转量大,因此运用协同办公系统比较早。但是随着信息化的发展,协同办公软件的逐渐成熟,早期的协同办公系统在系统架构和功能组成上已经不能满足现阶段政府办公的需要,并且有一部分单位的协同办公系统已经成为了摆设,没有真正应用起来。目前政府建设协同办公系统变得越来越务实,旨在解决目前办公问题,提高机关工作效率,增强政府职能。美络科技经过多年的协同办公系统建设,分析政府机关的实际情况,总结了政府机关对协同办公系统选型的要求。

1、总体要求要高。政府机关在办公自动化建设中非常重视协同办公软件的可规划、可扩展、可维护性,总体要求很高,这成为协同办公产品评估和选择的关键指标。
2、公文处理能力要强。政府机关办公自动化的核心内容是公文处理,要求软件必须具备优异的公文处理能力,特别是在公文数量大的情况下的处理能力。用户会着重关注公文批量处理效果和效率提高能力。
3、安全性要高度可靠。政府机关办公自动化应用涉及的人多面广,不仅在易用性上有严格要求,而且在可靠性、稳定性、安全性等方面比其他行业客户有更高要求。系统应提供用户名+密码身份认证、用户身份锁二次认证、分布式权限分配机制、数据库安全性、表单安全性、文档安全性、域安全性和系统加密锁等多层次的安全设计,确保办公自动化系统在政府机关系统的安全运行。
4、解决方案与售后服务能力要全面。政府机关办公自动化非常关注方案的质量与解决能力,关注方案中的产品和其供应商实力以及后续服务质量,以确保党政机关可以得到持续的软件价值。

二、协同办公系统建设的目标

美络协同办公系统的建设将为政府机关实现以下的目标。
1、建立一个友好的、多功能的、轻松的桌面办公环境,用户通过简单、易用的操作能够及时、快速地处理各项办公文件事务,有效减轻工作量,加快工作进度。
2、构建一套强大的工作流系统,实现各种公文流程、业务流程审批自动化、快速化、制度化、规范化。通过对文件的催办督办、全程监控,实现各级领导对日常工作的监督、控制、组织和领导,促进各项工作办理透明化、责任化、有序化、可控化,提高政府机关的执行力。
3、搭建一个信息发布和共享的平台,实现政府机关各项重要信息的及时通知、快速获取以及智能提醒,促进信息的上传下达和高效传递。
为政府机关各部门建立一个协同沟通平台、建立包括邮件系统、通知系统、即时通讯等模块,有效地提高各方的沟通效率。
4、建立一个文档管理一体化的信息系统,不仅能够满足文件信息流转的过程管理,而且能够自动归档,为单位档案管理提供一体化的工具。
5、建立一个满足信息安全标准要求的系统,系统通过多层安全控制体系,充分保证系统的整体安全;系统通过电子签名、电子印章等可靠的技术,保证系统信息的可靠性、可追溯性。
6、系统建设不仅要满足单位当前的办公需求,还要考虑到单位未来的扩展,对系统所涉及到的组织机构、管理流程等提供易于扩展的功能。

三、协同办公系统功能模块

    政府机关的协同办公系统建设不但要考虑到内部的行政审批,还要考虑到业务审批、信息共享、沟通交流,美络科技通过多家不同级别的政府机关单位的系统建设,已经形成了非常专业的政府机关协同办公系统,并可根据政府机关的实际需求搭建个性化的功能来满足单位的需要。

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四、美络协同办公系统特点

    1、实现统一的公文交换平台:政府机关具有很严格的层级结构,日常事务需要多部门、多单位配合办理。美络协同办公系统不但能够实现单位内部的事务、人员的协同,还可以实现上下级单位、兄弟单位之间的公文交换、事务办理。构建一个覆盖全市、全省乃至全国的公文交换平台。
    2、符合各种办公人员的办公习惯:政府机关的人员受传统办公习惯的影响比较大,美络协同办公系统经过多年的积累和客户经验的提炼,在设计中不断的丰富了人性化的设计,使得办公系统符合各种办公人员的使用习惯。
    3、协同办公和门户系统集成:协同办公系统和门户系统息息相关,美络协同办公系统和门户系统完全集成,通过协同办公系统来维护门户系统,并且实现两者之间的信息同步。
    4、模块化架构、开放式模式:以模块化架构搭建系统,用户可以根据需求搭建不同规模的应用系统。系统采取开放式模式,为用户后续自主开发提供技术保证。
    5、以工作流为驱动、搭建单位审批平台:系统不仅可以对收发文、请示报告进行审批,还提供多种成熟的审批模版,完成单位内部各类特色审批流程。另外借助和关系型数据库的接口工具,实现对多个业务系统数据在综合办公系统中的统一审批。系统提供了“所见即所得”的可视化流程管理的界面,帮助单位快速实现管理流程。
    6、综合办公系统注重各业务模块之间关联,实现办公业务流的闭环管理和事务管理的闭环管理。
    7、专业的政府机关协同办公系统:美络多年来为很多不同级别的政府机关建设协同系统,对政府机关的协同办公有非常专业的理解,将单位的公文审批和行政审批集成到系统中,用户可以在一套系统中处理日常的各种审批事务,并建立内部门户作为信息共享、员工交流的场所,帮助政府机关搭建一个专业的、实用的协同办公平台。

    美络科技为政府机关搭建的协同办公系统完全符合《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式》、《中华人民共和国档案法》、《归档文件整理规则》等公文规范,具有完整成熟、简单易用、多层次的安全设计、灵活的自定义、稳定可靠等特点,而且在细节功能实现上更贴近政府机关的办公需求和应用特点,有效地简化实施内容和缩短部署周期,更好地搭建技术平台。

 

 

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